Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale utilizatorilor platformei MAXIS

1. Operatorii de date

Datele sunt prelucrate de grupul de societăți înscrise pe platforma MAXIS (vezi grupul), în calitate de operatori asociați (art. 26 GDPR). Societatea cu care aveți încheiat contractul de muncă sau de colaborare are calitatea de operator pentru raportul respectiv. Punct de contact pentru orice aspect privind datele dumneavoastră: office@automaxis.ro.

2. Persoanele vizate

Persoanele care au un cont de utilizator în platforma MAXIS: angajați, colaboratori și membri ai conducerii societăților grupului.

3. Categoriile de date prelucrate

• a) Datele contului: nume, adresă de e-mail, telefon, funcție, departament, limbă, drepturi de acces, setări de notificare, data ultimei autentificări; parola este păstrată exclusiv în formă criptată și nu poate fi citită de nimeni.
• b) Jurnalul de activitate: fiecare acțiune efectuată în platformă (pagina, operațiunea, data și ora, durata și rezultatul) și fiecare modificare de date (valoarea anterioară și valoarea nouă), asociate contului dumneavoastră.
• c) Autentificarea: încercările eșuate (adresa de e-mail folosită, adresa IP, data și ora) și, dacă autentificarea în doi pași este pornită, evidența codurilor trimise pe e-mail (numai amprenta criptată a codului, momentul și adresa IP); cererile de resetare a parolei (adresa de e-mail, adresa IP, momentul și amprenta criptată a linkului trimis).
• d) Activitatea în ToDo: sarcinile, comentariile, termenele și timpul înregistrat pe sarcini.
• e) Comunicările: notificările din aplicație, mesajele e-mail, notificările push pe telefon și, dacă le activați, notificările WhatsApp.
• f) Conversațiile cu Asistentul MAXIS și cererile de Suport, inclusiv imaginile atașate și erorile tehnice apărute în timpul utilizării.
• g) Documentele pe care le încărcați în platformă.
• h) Dacă sunteți angajat al unei societăți din grup: datele din dosarul de personal (identitate, contract, salariu, concedii), accesibile numai persoanelor autorizate; datele salariale sunt accesibile numai conducerii și managerului de resurse umane.
• i) Dacă utilizați un vehicul al companiei: kilometrajul vehiculului și poziția GPS curentă (fără istoric de poziții).

4. Scopurile și temeiul juridic

Asigurarea accesului la platformă și îndeplinirea atribuțiilor de serviciu (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — contractul de muncă sau de colaborare); îndeplinirea obligațiilor legale privind evidențele contabile, fiscale și de personal (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR); securitatea sistemului, prevenirea accesului neautorizat, trasabilitatea operațiunilor și corectarea erorilor (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR); organizarea muncii și evaluarea activității (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

5. Rapoartele de activitate

Pe baza sarcinilor din ToDo, a notificărilor și a jurnalului de activitate, platforma întocmește rapoarte de activitate pe persoană. Rapoartele sunt accesibile numai conducerii; fiecare persoană primește prin e-mail raportul privind propria activitate. Cifrele sunt calculate automat; orice apreciere sau decizie privind activitatea dumneavoastră aparține unei persoane, nu sistemului.

6. Asistentul și prelucrarea automată

Asistentul MAXIS, cererile de Suport și citirea automată a documentelor folosesc un serviciu de inteligență artificială (Claude, furnizat de Anthropic). Nu se iau decizii exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră.

7. Destinatarii datelor

Persoanele autorizate din cadrul grupului, în limita drepturilor de acces stabilite pentru fiecare funcție; autoritățile publice, atunci când legea o impune; furnizorii care acționează în numele nostru, în baza unor contracte: DigitalOcean (servere și copii de siguranță; serverele aplicației se află în Frankfurt, Germania), Google (e-mail), Anthropic (Asistent, Suport, citirea documentelor), Meta / WhatsApp (dacă activați notificările WhatsApp) și serviciile de notificări push ale producătorului browserului sau telefonului.

8. Transferuri în afara Uniunii Europene

Anthropic, Google, Meta și serviciile de notificări push pot prelucra date în Statele Unite ale Americii. Transferul se realizează cu garanțiile prevăzute de dreptul Uniunii (clauze contractuale standard adoptate de Comisia Europeană sau Cadrul UE–SUA privind protecția datelor).

9. Durata păstrării

• a) Datele de monitorizare a activității — jurnalul cererilor din platformă care nu privesc documente, rapoartele de activitate pe persoană și trimiterea lor, momentul citirii notificărilor, erorile tehnice, încercările de autentificare eșuate, codurile de autentificare și cererile de resetare a parolei: 30 de zile, cu ștergere automată zilnică (art. 5 din Legea nr. 190/2018). Rapoartele de activitate folosesc numai datele din ultimele 30 de zile.
• b) Istoricul operațiunilor asupra documentelor contabile, fiscale, de personal, de flotă și de transport (cine, când și ce a modificat): pe durata păstrării documentului, pentru îndeplinirea obligațiilor legale privind integritatea evidențelor și pentru apărarea unui drept.
• c) Notificările din aplicație: 2 luni.
• d) Conversațiile cu Asistentul: 90 de zile; rapoartele nesalvate ale Asistentului: 30 de zile.
• e) Sarcinile din ToDo, comentariile și timpul înregistrat de dumneavoastră pe sarcini: 3 ani de la închiderea sarcinii.
• f) Cererile de Suport: 2 ani.
• g) Kilometrajul vehiculelor: 3 ani; poziția GPS se citește doar în timp real și nu se păstrează istoric.
• h) Documentele, evidențele contabile și dosarul de personal: pe termenele prevăzute de legislația contabilă, a muncii și a arhivelor.
• i) Contul de utilizator: pe durata raportului de muncă sau de colaborare și 3 ani de la dezactivare; confirmările prezentei informări: pe durata contului și 3 ani ulterior.

10. Drepturile dumneavoastră

Dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de opoziție și la portabilitatea datelor. Cererile se transmit la office@automaxis.ro. Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

11. Caracterul obligatoriu

Datele contului și jurnalul de activitate sunt necesare pentru utilizarea platformei și pentru securitatea acesteia; fără ele contul nu poate funcționa. Notificările WhatsApp și instalarea pe telefon sunt opționale.

12. Modificarea informării

La fiecare modificare a prezentei informări, la prima pagină deschisă după modificare vi se va solicita din nou confirmarea. Versiunea în vigoare poate fi consultată oricând din meniul contului, la „Datele mele personale”.